Podpis a razítko na fakturách a vystavování a zasílání faktur elektronickou formou
Zákon o účetnictví
V ZoÚ byl pojem účetní doklady jako „originální písemnosti“ (bylo platné v roce 2000) nahrazen pojmem „průkazné účetní záznamy“ (je platné v roce 2006).
Podle platného znění ZoÚ se účetními doklady rozumí průkazné účetní záznamy, které splňují podmínky podle § 33 (stanoví mj. podmínky a formy vedení účetních záznamů) a § 33a ZoÚ (stanoví mj. náležitosti průkaznosti účetního záznamu). Jednou z náležitostí pro průkaznost účetního záznamu je podpisový záznam, kterým se rozumí účetní záznam, jehož obsahem je vlastnoruční podpis nebo elektronický podpis podle zákona č. 227/2000 Sb., o elektronickém podpisu, anebo obdobný průkazný účetní záznam v technické formě osoby odpovědné za účetní případ a podpisový záznam osoby odpovědné za jeho zaúčtování. Definice účetního záznamu pro účely ZoÚ je uvedena v § 4 odst. 10 ZoÚ. Účetním záznamem se rozumí data, která jsou záznamem veškerých skutečností týkajících se vedení účetnictví.
ZoÚ v platném znění neupravuje pojem ani náležitosti faktur jako „podkladů“ účetních záznamů. ZoÚ tak ani nestanoví, že by povinnými náležitostmi faktur měl být vlastnoruční podpis a razítko osoby, která fakturu vystavila.
- Zákon o dani z přidané hodnoty
ZDPH stanoví podmínky a povinné náležitosti daňových dokladů v § 26 a násl. Náležitosti běžného a zjednodušeného daňového dokladu při dodání zboží v tuzemsku jsou stanoveny v § 28 ZDPH, náležitosti daňového dokladu při dodání zboží do jiného členského státu EU pak v § 34 ZDPH.
Ani § 28 ani § 34 ZDPH neobsahují, jako povinnou náležitost daňového dokladu, podpis a razítko. V tomto směru je tak ZDPH platný od 1.5.2004 ve shodě se ZDPH platným v době zveřejnění stanoviska z prosince 2000. Stanovisko z prosince 2000 tak v otázce podpisu a razítka na fakturách (daňových dokladech) není ZDPH platným od 1.5.2004 změněno.
- Vystavování a zasílání faktur v elektronické formě
Společnost eABM s.r.o. rozesílá od 1.1.2012 faktury elektronickou poštou.
Rozesílání faktur prostřednictvím elektronické pošty na e-mailové adresy ve formátu PDF není elektronická výměna dat tak, jak jí chápe Zákon o dani z přidané hodnoty. Na tyto doklady se nevztahuje ustanovení § 26 odst. 4 ZDPH, který upravuje vystavování a rozesílání faktur v elektronické podobě. Z tohoto důvodu není z daňového hlediska třeba
- souhlasu osoby, pro kterou se uskutečnilo zdanitelné plnění
- opatření daňového dokladu vystaveného elektronickým podpisem nebo jiným způsobem, který zaručuje věrohodnost, neporušitelnost a neměnnost původu a obsahu
I přes tyto důvody opatřujeme naše doklady elektronickým podpisem tak, abychom co nejvíce snížily pochybnosti o důvěryhodnosti našich dokladů. Doufáme, že výše uvedené stanovisko k náležitostem dokladů dokáže odpovědět na Vaše případné dotazy a rozptýlit Vaše pochybnosti o správnosti námi zasílaných dokladů.
