Microsoft 365 - Potkejme se spolu (Bookings with me)

“Bookings with me” funguje na booking rozhraní s tím, že v tomto případě se nerezervuje volný termín nějakého zdroje, ale termín přímo ve Vašem kalendáři. Výborně se to hodí pro žádosti o konzultace či nějaké prezentace.

Poznámka:
Toto řešení se hodí pouze pro použití pro externí uživatele. Uživatelé ve vašem tenantu Microsoft 365 mohou využít standardních pozvánek v Outlooku.

Jak Bookings with me nastavit?

Nastavení je velmi jednoduché. Vlastník kalendáře si může nechat vygenerovat svou rezervační stránku. Jakmile bude tato stránka připravena, prvotní příprava zabírá nemalé množství času, je potřeba nadefinovat typy schůze, které bude možné rezervovat.

Při vytváření typu schůzky pak musíte vyplnit:

• Název události
• Kategorii (volitelně)
• Obecný popis schůzky (volitelné ale doporučujeme)
• Umístění / Microsoft Teams schůzka
• Délka trvání
• Typ schůzky
  - veřejné - může registrovat kdokoliv
  - soukromé - mohou zobrazit jen lidé s odkazem na tento konkrétní typ schůzky

Ve výchozím stavu se schůzky nastavují podle pracovní doby, kterou máte nadefinovanou ve Vašem profilu Microsoft 365, můžete si ale pro tyto schůzky nadefinovat vlastní časový rozsah. Např. že konzultace na konkrétní téma nabízíte pouze ve čtvrtek.

Jakmile budete mít vše nadefinováno můžete svou registrační stránku zveřejnit. Výsledek pak může vypadat nějak takto:

Jak si Vás může někdo zarezervovat?

Výslednou stránku s Vaší rezervací pak můžete zveřejnit na webu, svém profilu na sociálních sítích a podobně. Kdokoliv, i nepřihlášený uživatel se pak může najít termín a poslat Vám žádost o schůzku. Termíny schůzek se omezují dle obsazenosti Vašeho kalendáře - pokud již máte něco naplánovaného v daném časovém úseku, není možné do nej provést další rezervaci.

Pro online sjednání schůzky s Vámi je potřeba, aby uživatel uvedl pouze Jméno a e-mailovou adresu. Do poznámky pak může ještě uvést další informace.

Po odeslání je uživateli poslán e-mail, pomocí kterého musí ověřit platnost tohoto e-mailu. Až nyní se Vám rezervace zapíše do kalendáře a přijde Vám informační e-mail. Bohužel nyní jsou všechny tyto rezervace automaticky přijaty a vy musíte tuto žádost zpracovat. Jelikož se jedná aktuálně o tzv. “Preview” verzi, je možné, že bude funkcionalita rozšířena o schvalovací proces.

Samozřejmě máte možnost schůzku zrušit, ale to potvrzení či alespoň přijetí schůzky by bylo skvělou funkcí.

Má šanci tato funkce prorazit?

Přestože si většina lidí řekne, že ne, tak ve skutečnosti může být opak pravdou. Často se přes e-maily domlouváme na termínech schůzky a pokud pošlete odkaz na tuto stránku, druhá strana si sama vybere, kdy jim bude schůzka nejvíce vyhovovat. Jsme přesvědčení, že lze tuto funkci využívat ve všech oborech činností. Zejména konzultanti si zcela jistě tuto možnost zamilují.